Die Web-Konferenz

"Sparen sie teure und zeitintensive Flugreisen und setzen Sie stattdessen netzgestützte Konferenzen an, deren Teilnehmer sich an geografisch völlig unterschiedlichen Positionen befinden können!"(O.Pott, 1999; 124)

Aufgrund der wachsenden Globalisierung agieren immer mehr Unternehmen international. Aus diesem Grund ist es wichtig für alle Firmen auf möglichst ökonomische Art den Wissens- und Informationsaustausch abzuwickeln. Hierfür bieten die Web-Konferenzen alle nötigen Vorteile.
Wie auch schon in meinen vorangegangenen Beiträgen oft erwähnt (beispielsweise hier) bietet die internetbasierte Konferenz nicht nur große finazielle Vorteile (die meist global verstreuten Teilnehmer müssen nicht persönlich an einem Tisch zusammen kommen) sondern auch für das Zeitmanagement eines Unternehmens ist sie von großem Vorteil. Denn lange Reisen und Aufenthalte werden gespart. Man vernetzt sich einfach an Ort und Stelle miteinander um sich auszutauschen.

Zur Frage: Was sind eigentlich Web-Konferenzen? hat Nathalie eine schöne Erklärung im Duden "neues Wörterbuch der Szenensprachen" gefunden.

Darin wird erklärt, dass die Teilnehmer den Bildschirminhalt des Präsentierenden sehen und ihren eigenen Bildschirm zur Verfügung stellen können.

Weitere Vorteile bieten die Reprozierbarkeit von stattgefundenen Besprechungen, die Intergration von anderen Anwendungen sowie die Vermittlung von Multimedia-Inhalten (vgl: U. Isermeyer: Web-Konferenzen können mehr als nur Reisekosten sparen http://www.computerwoche.de/a/web-konferenzen-koennen-mehr-als-nur-reisekosten-sparen,579010 aufgerufen am 21.08.2013; 15:21)
Somit sind auch den Gestaltungsmöglichkeiten einer Konferenz ganz neue Wege geöffnet.

Verschiedenen Arten der räumlich seperaten Konferenz

Screenshot: http://www.central-meeting.de/startseite.html
aufgerufen am 21.08.2013; 15:34

Besonders wenn es um visuell zu vermittelnde Inhalte oder die Abstimmung von Präsentationen geht, werden in vielen Unternehmen alle Beteiligten zu einer Besprechung zusammengerufen. Vielfach werden aufgrund der räumlichen Distanz diese Treffen durch Telefonkonferenzen ersetzt.Der rein verbale Austausch ist allerdings
oft nicht ausreichend (vgl: U. Isermeyer: Web-Konferenzen können mehr als nur Reisekosten sparen http://www.computerwoche.de/a/web-konferenzen-koennen-mehr-als-nur-reisekosten-sparen,579010 aufgerufen am 21.08.2013; 15:32).

Screenshot:
http://www.theemailadmin.com/
2013/03/how-real-are-email-threats/
aufgerufen am 21.08.2013; 15:47

In vielen Fällen wird die telefonische Besprechung um den Einsatz von E-Mails ergänzt um beispielsweise Dokumente austauschen zu können. Hierbei fehlt aber oft die Möglichkeit der Interaktion. Außerdem geht viel Zeit verloren wenn man über die Unterlagen diskutieren möchte und diese dann immer wieder hin und her schickt. Somit können verschiedenen Meinungen nicht live sondern nur mit Zeitverzögerung besprochen werden (vgl: U. Isermeyer: Web-Konferenzen können mehr als nur Reisekosten sparen http://www.computerwoche.de/a/web-konferenzen-koennen-mehr-als-nur-reisekosten-sparen,579010 aufgerufen am 21.08.2013; 15:45).




Manchmal ist es für die Diskussion sehr wichtig die Mimik und Gestik des Gegenüber sehen zu können. Dies wird mit der Videokonferenz möglich. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Software, welche gleichzeitig Audio und Video übertragen können. Dies macht zum Beispiel die Internet Telefonie möglich (Voice-over IP).
Hier ein kurzes Video zur Internet-Telefonie mit Skype:

aufgerufen am 21.08.2013; 15:55

Einen weiteren Schritt voran geht nun die Web-Konferenz. Dazu hier ein sehr hilfreicher Beitrag in der Computerwoche: http://www.computerwoche.de/a/web-konferenzen-koennen-mehr-als-nur-reisekosten-sparen,579010,2 aufgerufen am 21.08.2013; 16:04

Darin beschriebt Ulrich Isermeyer, dass die Web-Konferenz neben den zuvor beschriebenen Vorteilen der Audio- und Videoübertragung in Echtzeit außerdem die Möglichkeit bietet, gemeinsam auf

Screenshot: http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/
svc/hrz/svc/medien/el/img/webkonferenz/view
aufgerufen am 21.08.2013; 16:50

Dokumente zugreifen und Bearbeiten zu können. Durch diese Art der Zusammenarbeit lassen sich Missverständnisse durch Zeitverzögerungen vermeiden. Somit wird das Zeitmanagement weiterhin verbessert und macht den Austausch unzähliger elektronischer Nachrichten überflüssig.

Björn Lorenz hat hier einen tollen Beitrag auf www.pc-magazin.de verfasst (Beitrag aufgerufen am 21.08.2013; 16:17).

Darin beschreibt auch er die Einsatzmöglichkeiten der Web-Konferenz als Lösungen des Termin- und Kostendrucks. Er begründet das starke Wachstum der Web-Konferenz-Lösungen für Unternehmen unter anderem mit den folgenden Argumenten:

• finanzielle Vorteile bei Reise- und Kommunikationskosten
• Abschaffung von Leerzeiten während Reisen zu Meetings
• kurze Entscheidungswege erhöhen Produktivität und Reaktionsfähigkeit
• Umweltschutz durch sinkende CO2-Belastung

Einsatzmöglichkeiten der Web-Konferenz

Web-Konferenzen werden im Bereich der Kunden-Kommunikation, bei Abstimmung von Teams, im Projektmanagement und auch bei Präsentationen für Partner eingesetzt. Mittlerweile gibt es sogar die Möglichkeit der mobilen Zuschaltung zu Web-Konferenzen via Smartphone. So können beispielsweise Außendienstmitarbeiter an der Konferenz von Unterwegs teilnehmen.

Ein weiterer Pluspunkt des Online-Meetings ist, dass es jederzeit bearbeitet (schlechte Audio-Qualität nachbearbeiten o.ä.), gespeichert und abgerufen werden kann. 

Thema Sicherheit

Gerade beim Austausch Unternehmensinterner Daten ist ein hohes Maß an Sicherheit von Nöten. Deshalb sind bei einer Web-Konferenz strenge Sicherheitskontrollen wichtig. So sollte die gesamte Kommunikation zwischen Server und Client mit entsprechenden Tools verschlüsselt werden (http://www.computerwoche.de/a/web-konferenzen-koennen-mehr-als-nur-reisekosten-sparen,579010,4 aufgerufen am 21.08.2013; 16:37)

Fazit

Die Vorteile der Web-Konferenz sind also zahlreich und breit gefächert. Ihre Entwicklung resultiert zum einen aus der zunehmenden Globalisierung und zum anderen aus der technischen Entwicklung der Kommunikationssysteme. So liegt es auch auf der Hand, dass die Web-Konferenz immer mehr an Bedeutung für die interne und externe Kommunikation von Unternehmen zunehmen wird. 

Quellen:
Oliver Pott (1999): Weltweite Kommunikation über Internet, Kilchberg/Schweiz
http://www.computerwoche.de/a/web-konferenzen-koennen-mehr-als-nur-reisekosten-sparen,579010
http://www.pc-magazin.de/ratgeber/online-meeting-tools-im-vergleich-1452984.html
http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/svc/medien/el/img/webkonferenz/view
http://www.theemailadmin.com/
2013/03/how-real-are-email-threats/
http://www.central-meeting.de/startseite.html

Die Twitterwall als Kommunikationswerkzeug

Ich habe ja schon immer mal kurz die Twitterwall als Kommunikationswerkzeug auf einer Konferenz erwähnt, aber bin bisher noch nicht genauer darauf eingegangen....dies möchte ich nun hier nachholen.

Auch meine Community-Partnerin Sina hat die Twitterwall als sehr nützliches und oft verwendetes Werkzeug auf Konferenzen eingeordnet. Auf Ihrem Blog und während persönlicher Gespräche über dieses Thema habe ich viele Nützliche Dinge erfahren. Außerdem habe ich natürlich im Internet recherchiert und möchte nun die Einsatzfähigkeit einer solchen Twitterwall auf Web-Konferenzen untersuchen und prüfen.

Als Erstes möchte ich einmal klären, was eigentlich eine Twitterwall ist...

Screenshot: http://theangryteddy.com/2010/07/was-ist-eine-twitterwall/

aufgerufen am 20.08.2013; 20:42

Ein großer Vorteil der Twitterwall ist, dass man sie sehr schnell und einfach erstellen kann. Mit der entsprechenden Software, wie z.B. Twitterwallr kann jeder dies ganz einfach tun. 

So bekommt man in Echtzeit einen Überblick über alles was über die Veranstaltung gesprochen wird und die Twitter-User werden automatisch zu Mitgestaltern der Veranstaltung (vgl. D. Friesenecker (2010): http://theangryteddy.com/2010/07/was-ist-eine-twitterwall/; aufgerufen am 20.08.2013; 20:53)

Eine weitere Eigenschaft der Twitterwall ist, dass sich keine Beiträge löschen lassen, d.h. dass alle Beiträge für alle Teilnehmer sichtbar sind und auch negative Kommentare einbezogen werden müssen.

Je nach Art der Konferenz kann dies Vor- und auch Nachteile haben.

Für eine Informationskonferenz zum Beispiel kann es vorteilhaft sein auch negative Kommentare zu bearbeiten, um so auf die Interessen aller Teilnehmer einzugehen. Bei einer Problemlösungskonferenz könnte diese Art des Feedbacks sowohl positiv als auch negativ wirken. So können negative Kommentare zu einer anderen Sichtweise des Problems führen und somit evtl. bislang nicht betrachtete Sachverhalte aufdecken, aber andererseits könnte es auch vom Thema ablenken und weg führen und somit das Zeil der Konferenz verfehlen. Auch der zeitliche Rahmen einer Konferenz muss in die Überlegungen, ob eine Twitterwall verwendet wird oder ehr nicht, mit einbezogen werden. Denn um externe Kommentare mit in die Diskussion einfließen lassen zu können ist eine gewisse Zeitspanne von Nöten.

Es ist also schon erkennbar, dass eine Twitterwall neben vielen Vorteilen auch manchmal nachteilig für eine zielgerichtete Konferenz sein kann. Dazu habe ich noch ein schönes Beispiel von einem User gefunden. Er schreibt:

Screenshot: http://kaffeeringe.de/2630/die-beste-twitterwall-der-welt/(S. Voß)
aufgerufen am 20.08.2013; 21:07

Und hier noch für Euch zum besseren Verständnis ein Bild einer solchen Twitterwall:

Screenshot: http://www.hansjoerg-schmidt.de/mywp/2010/02/04/pro-und-contra-twitterwall/
aufgerufen am 20.08.2013; 21:15

Hier noch ein Erfahrungsbericht vom Politcamp09 in Bezug auf den Einsatz einer Twitterwall auf einer Konferenz und die anschließende Diskussion über Ihre Vor- und Nachteile ihres Einsatzes (Quelle) (aufgerufen am 20.08.2013; 21:18).

Nun konnte ich mir einen guten Überblick über den Einsatz der Twitterwall auf realen Konferenzen verschaffen. Jetzt möchte ich mir ansehen, ob sie auch auf den Web-Konferenzen eingesetzt wird. Hierzu habe ich mich mit Sina ausgetauscht, die ja deren Einsatz in realen Konferenezn bereits ausgiebig untersucht hat und habe sie nach ihrer Meinung gefragt, ob sie die Twitterwall auch bei Web-Konferenzen als nützliches Kommunikationswerkzeug sieht. Hier ist ihre Antwort:

Screenshot: http://kommukonf.blogspot.de/2013/08/zwischenfazit-2.html
aufgerufen am 21.08.2013; 14:13

Desweiteren hat sie einen tollen Beitrag über den Einsatz von Twitterwalls auf Konferenzen geschrieben (Beitrag Sina). Ihre Erkenntnisse konnte ich gut in meine Überlegungen einbeziehen.

Also genauso wie bei einer real statt findenden Konferenz bietet eine Twitterwall viele Vorteile. Im Grunde läuft eine solche Konferenz auch genauso ab, nur können, wenn sie per Live-Stream beispielsweise auf eine Website übertragen wird, auch Teilnehmer dabei sein, die evtl. nicht anreisen konnten weil sie am anderen Ende der Welt arbeiten. So können auch sie Kommentare lesen und selbst erstellen, welche dann in die Konferenz einfließen. 

Abschließen noch ein paar visuelle Eindrücke einer ganz neuen Form der Twitterwall - die Multitouch-Twitterwall. Anhand dieser Bilder kann man sich gut vorstellen welchen Weg die Entwicklung geht und dass die Multimedialen Instrumente immer mehr an Bedeutung gewinnen werden. Aber sehr selbst...

aufgerufen am 21.08.2013; 14:34

Kognitive Dissonanz als Merkmal der Medienwahl

Bezugnahme zu Nathalies Kommentar vom 15.08.2013 unter dem Beitrag 1. Zwischenfazit

Nathalies Einwurf der Kognitiven Dissonanz als Kreterium der Medienwahl fand ich so interessant, dass ich mir diesbezüglich noch einmal ein paar Gedanken gemacht habe. Diese möchte ich Euch jetzt präsentieren...

Zunächst hier eine Definition zum Begriff Kognition:

 Kognitionen sind Erkenntnisse des Individuums über die Realität. Einzelne Kognitionen können in einer Beziehung zueinander stehen. Kognitive Dissonanz entsteht, wenn zwei zugleich bei einer Person bestehende Kognitionen einander widersprechen oder ausschließen. Das Erleben dieser Dissonanz führt zum Bestreben der Person, diesen Spannungszustand aufzuheben, indem eine Umgebung aufgesucht wird, in der sich die Dissonanz verringert oder selektiv Informationen gesucht werden, die die Dissonanz aufheben.
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/kognitive-dissonanz.html#definition

Aufgrund dieser Beschreibung von kognitiver Dissonanz kann man schon sagen, dass es stets das Bestreben eines jeden Rezipienten sein wird, die Art des Mediums zur Informationssammlung zu nutzen, welche für ihn die geringste mögliche kognitive Dissonanz entstehen lässt. Auch ein Sender wird dies stets Bestreben, da es das Zeil jedes Menschen ist, sie während eines Kommunikationsprozesses so wohl wie möglich zu fühlen.

Allerdings ist in einem organisationellen Gefüge oft die Art des Kommunikationswerkzeuges von "Oben" bestimmt. So hat ein Mitarbeiter, welcher an einer Web-Konferenz teilnehmen soll, keine Wahl. Bei introvertierten Teilnehmern oder wenn es um ein heikles Thema gehen soll kann die Art der Web-Konferenz als Kommunikationswerkzeug große kognitive Dissonanz entstehen lassen. Hier wäre dem Teilnehmer sicher ehr eine anonymere bzw unpersönlichere Kommunikation via E-Mail oder Telefon lieber. Allerdings ist im Falle der Web-Konferenz die Kognitive Dissonanz in Bezug auf das vorige Beispiel geringer als bei einer realen persönlichen Konferenz aufgrund der räumlichen Distanz zwischen den Gesprächspartnern.

Fazit

Somit denke ich, dass wenn man im Allgemeinen zur Wahl des Kommunikationsmediums Stellung nimmt, der Ansatz der Kognitiven Dissonanz durchaus seine Berechtigung hat und sinnvoll ist. Allerdings im konkreten Fall meines Untersuchungsgegenstandes der Web-Konferenz als Kommunikationswerkzeug in Unternehmen ehr keinen besonderen Sinn ergibt, da hier die unternehmensinternen Interessen im Vordergrund stehen und die psychischen Eigenschaften der Mitarbeiter ehr zweitrangig sind.

Screenshot: http://www.werbepsychologie-online.de/html/konsistenz.html
aufgerufen am 20.08.2013; 19:48

Massenkommunikation auf Konferenzen

Als Fortsetzung zum gestrigen Beitrag, in dem ich mich allgemein mit dem Begriff der Massenkommunikation und ihren Merkmalen beschäftigt habe, möchte ich jetzt weiterhin prüfen, ob eine solche Massenkommunikation überhaupt Platz findet in einer Web-Konferenz. Also ob Massenkommunikation auf Konferenzen überhaupt möglich ist.

Hierbei ist zu sagen, dass der Einsatz und der Umfang der Massenkommunikation nach der Art der Konferenz zu wählen sei (die verschiedenen Arten der Konferenzen habe ich ja bereits am Anfang meines Blogs vorgestellt). Wie ich schon einmal in einem vorangegangenen Beitrag in Bezug zur Twitterwall erwähnte, muss immer das Zeil, welches die Konferenz verfolgt, sowie der zeitliche Rahmen der dafür zur Verfügung steht in die Überlegungen des Ablaufes und die Planung der technischen Kommunikationsmittel einbezogen werden. So ist es meiner Meinung nach weniger sinnvoll auf einer Konferenz, welche dem Zweck dienen soll ein Problem zu lösen oder eine wichtige Entscheidung zu treffen, die klassische Art der Massenkommunikation anzuwenden. Denn hierbei ist ein klares Thema und Ziel vorgegeben, außerdem sind in der Regel hier ehr wenig Teilnehmer vorhanden. Ein andauernder Austausch und ein ständiges Feedback würde zu Abschweifungen führen und das Ziel wäre schwerer erreichbar.
Bei einer Motivations- oder Informationskonferenz sieht es schon wieder ganz anders aus. Hier ist meist ein sehr disperses Publikum vorhanden und der rege Austausch von gegenseitigen Meinungen über ein Thema sowie ein ständiges Feedback können hier die Ergebnisfindung sehr positiv beeinflussen.

Unter folgendem Link ist eine Übersicht über die Bedingungen und Möglichkeiten der Massenkommunikation mittels Videokonferenzen zu finden:
http://www.marc-janott.de/marc/baustelle/massenmediuminternet/analyse/videokonferenz.html
(aufgerufen am 20.08.2013; 18:02)

Wir sehen also, Massenkommunikation auf Konferenzen ist grundsätzlich möglich. In wie fern sie sinnvoll ist hängt ab von der Art der Konferenz, dem teilnehmenden Publikum (in Anzahl und Interessengebiet). Die Kommunikationswerkzeuge, also der Einsatz unterschiedlicher Medien hängt auch von diesen Faktoren ab.

Massenkommunikation

Da es sich bei der Web-vermittelten Konferenz um eine Kommunikation i.d.R. zwischen mehreren Personen und bei dem Vermittlungs-Medium Internet um ein Massenmedium handelt finde ich es an dieser Stelle sinnvoll, erst einmal den Begriff der Massenkommunikation zu beleuchten.

Massenkommunikation bezieht sich auf die Verbreitung von Informationen über ein technisches Vermittlungssystem, nämlich die Massenmedien.
Hier zum Einstieg eine weit verbreitete Definition:

Informationsverbreitung bzw. Verbreitung symbolischer Inhalte durch spezialisierte soziale Gruppen (Kommunikatoren) mittels technischer Systeme (Medien) an ein großes, heterogenes und weit verstreutes Publikum (Rezipienten). 
(H. Bonfadelli ,2001, S. 22)

Gerhard Maletzke entwarf bereits in den 60er-Jahren ein umfassendes Modellkonzept zum Thema Massenkommunikation, in welchem er die Massenkommunikation als ein Beziehungssystem zwischen den Grundfaktoren Kommunikator,  Aussage, Medium und Rezipient darstellt, wie jeder Teil auf die anderen verweist und auch von den anderen beeinflusst wird (vgl. R. Burkart, 2003, S. 184).

Feldschema der Massenkommunikation (Maletzke, 1963)

Screenshot: http://blogs.tu-ilmenau.de/bonfuzius/tag/maclean/

aufgerufen am 19.08.2013; 18:37

In dem Modell wird gezeigt, dass sowohl Kommunikator als auch der Rezipient weder vorraussetzungslos noch völlig isoliert voneinander in den Massenkommunikationsprozess eintreten. Sie handeln stets in Abhängigkeit von ihren subjektiven psychischen und sozialen Dispositionen. Sie handeln aber auch nicht unabhängig voneinander, sondern sind in ihrem Rezeptions- und Produktionsverhalten vom wechselseitig vorhandenen Fremdbild beeinflusst. Außerdem besteht immer die Möglichkeit zum Feedback. Maletzkes Bezugsrahmen ist also ein vorwiegend sozialpsychologischer, da im Mittelpunkt der Kommunikatoren und Rezipienten stehen, welche in mehrfachen Abhängigkeiten und Wechselbeziehungen zueinander stehen (vgl. R. Burkart, 2003, S. 184).

In Anlehnung an die Überlegungen Maletzkes lässt sich aus der Sicht der aktuellen technischen Entwicklung ein weiteres Modellkonzept entwerfen, welches den Bezugsrahmen der digitalen Vernetzung in den Mittelpunkt rückt. Das Modell hebt hervor, dass sich Unterschiede zwischen Kommunikator- und Rezipientenrolle einebnen, aber nicht vollständig auflösen. Hierbei wäre eine Gruppe (die ursprünglichen Kommunikatoren), welche die Rollenmacht über die Inanspruchnahme und Indienstnahme von Kommunikationsmitteln besitzt, während eine andere Gruppe (die ehemaligen Rezipienten) v.a. die Möglichkeiten der Teilhabe und Teilnahme offen stehen. Die Auswahl und Gestaltung der Aussagen sowie ihre Wahrnehmung und Wirkung sind von der jeweils vorhandenen Kommunikationsstruktur  und den eingesetzten Medienanwendungen abhängig (R. Burkart, 2003, S. 185).

Medientheorien

[...] vor geraumer Zeit hat der Publizistikwissenschaftler Harry Pross (1972) eine Differenzierung in primäre, sekundäre und tertiäre Medien eingeführt. Primäre Medien sind die Medien des menschlichen elementarkontaktes, also unmittelbar leibgebundene Ausdrucksmöglichkeiten. So z.B. Sprache, wie auch Mimik und Gestik. Als sekundär begreift Pross all jene Medien, die auf der Produktionsseite ein Gerät erfordern, nicht aber beim Empfänger. So z.B. Plakate und Flugblätter. Tertiäre Medien sind schließlich Kommunikationsmittel, die sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite ein technisches gerät erfordern. Dies trifft z.B. auf des Telefon und den Hörfunk zu (R. Burkart, 2003, S. 185).

Als Folge der Konvergenz [...] von von Telekommunikation, Computer und Rundfunk ist in diesem Zusammenhnag nun sogar von quartären Medien (auch: digitalen oder Online-Medien) die Rede: Sie basieren auf der Technik der Digitalisierung und setzen die Nutzung eines Computers mit Online-Verbindung voraus. als quartäre Medien gelten mithin Online-Zeitungen, Websites, Chats [...] (R. Burkart, 2003, S. 185).

Elektronisch mediatisierter Kommunikationsraum (Burkart, 2003, S. 186)

Screenshot: http://blogs.tu-ilmenau.de/bonfuzius/tag/maclean/

aufgerufen am 19.08.2013; 18:41)

In dieses von Pross beschriebene Feld der quartären Medien wäre also auch unsere Web-Konferenz einzufügen. 

Es gibt natürlich in der Kommunikationswissenschaft noch eine ganze Vielzahl weiterer medientheorien, auf welche ich jetzt nicht näher eingehen möchte und muss. Denn die vorangegangene beschreibt wie ich finde sehr treffend die Entwicklungen und Veränderungen, welche mit der Weiterentwicklung der technischen Mittel einherging.

Auch im Bereich der Medientheorien gab es in dieser Hinsicht einschlägige Veränderungen. 

Zusammengefasst und einsortiert

Die Massenkommunikation ist also stets ein Gefüge von wechselseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten. Wobei sich die Rollenverteilung (wie auch schon in vorangegangenen Beiträgen beschrieben - beispielsweise hier: Link) aufgrund der Entwicklungen der technischen Kommunikationsmittel stetig verändert hat.

Im heutigen Zeitalter der digitalen Kommunikation ist das Rollengefüge beinahe eingeebnet und die Rolle des Mediums an sich rückt immer mehr in den Mittelpunkt der Betrachtungen. So wurden auch hier die technischen Übertragungswege immer Bedeutungsvoller.

Für meine Betrachtungen hinsichtlich der Web-Konferenzen spielen diese Veränderungen natürlich auch eine entscheidende Rolle, da ohne diesen Entwicklungsprozess an eine Web-basierte Konferenz gar nicht zu denken wäre und bei ihr die "neuen" Theorien Anwendung finden.

Zum heutigen Abschluss meiner Recherchen zum Thema Massenkommunikation habe ich noch ein Video für Euch. Hier wird mit Bezug zum Marketing sehr schön der Wandel der (Massen)Kommunikation und der zugrunde liegende Technische Fortschritt beschrieben. Schaut doch mal rein...

Quellen:
H. Bonfadelli (2001):Was ist (Massen)Kommunikation. Grundbegriffe und Modelle. In: O. Jarren / H. Bonfadelli (Hrsg.): Einführung in die Publizistikwissenschaft. Bern
R. Burkart (2003): Kommunikationstheorien. In: G. Bentele / H.-B. Brosius / O. Jarren (Hrsg.): Öffentliche Kommunikation. Handbuch Kommunikations- und Medienwissenschaft. Wiesbaden
http://blogs.tu-ilmenau.de/bonfuzius/tag/maclean/

Die Besprechung - zu ihrem Bedarf und den Besonderheiten

Screenshot: http://ulrichdudweiler.wordpress.com/2009/11/18/nachste-besprechung-des-festausschuss/
aufgerufen am 16.08.2013; 14:05 Uhr

Wozu dienen eigentlich Besprechungen und warum sind sie so wichtig?

Diese Frage stellte ich mir auch, denn um zum Kern der Konferenz bzw. der Web-Konferenz zu gelangen ist es mir erst einmal von Bedeutung zu erfahren, wie Besprechungen grundsätzlich beschaffen sind. Mit dieser Grundlage erhoffe ich mir den Zugang zur Web-Konferenz transparenter zu gestalten...also los!

Besprechen geht einher mit Selektion und verweist auf einen zum Ausdruck [...] zu bringenden Informationswert. Diese "Folgen" des Besprechens liegen konträr zu Merkmalen des Sprechens, das vielleicht mit privaten Zusammenhängen verbunden werden mag, ist es hier doch ehr denkbar, einfach so mit jemandem zu sprechen, ohne besonderen Anlass, und relativ ziellos zwischen den Themen hin- und herzuspazieren. Das gezielte Besprechen indes beruht auf konkreten Vereinbarungen über den Gegenstand des Gesprächs und kann im Vergleich zum Sprechen ehr im beruflichen Kontext verortet werden. Besprechen setzt also in der Regel die Kenntnis und Vereinbarung über den möglichen Inhalt voraus. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.1)

Der Unterschied des Sprechens und des Besprechens liegt also im Wesentlichen in der Wahl der Themen und des Anlasses. So werden berufliche Besprechungen meist angesetzt um gezielt bestimmte Themen zu erläutern.

Dies ist natürlich für die Unternehmensorganisation von entscheidender Bedeutung. Denn ohne gewisse Abläufe und evtl Probleme sowie Lösungen mit den Mitarbeitern zu besprechen, kann ein Unternehmensgefüge nicht existieren.

Besprechungen bestehen aus Bestandteilen wie Informationen über Neues oder Verändertes, die mit einem spezifischen Besprechungswertausgestattet für den Bestand dieser interaktiven Form des interpersonellen Austausches sorgen. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.3)

Screenshot: http://www.e-lisa-academy.at/?PHPSESSIONID=&design=elisawp&url=community&cid=9362&modul=10&folder=85079&
aufgerufen am 16.08.2013; 14:31 Uhr

[...] Mit der Tätigkeit Besprechen lässt sich Weiteres Verbinden. Etwas zu besprechen deutet darauf hin, dass Besprechenswertes nicht nur interaktiv bereitgestellt wird, sondern dergestalt Eingebrachtes zumindest potentiell weiter zu bearbeiten ist, um aus dem nur relevanten, angesprochenen Thema ein besprochenes, ein irgendwie bewertetes, diskutiertes, näher beleuchtetes zu machen. Etwas Besprechenswertes zu haben, heißt somit [...], es zu Formen der verbalen Bearbeitung "auszusetzen". (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.3)

Entscheidungen werden [...] zu spezifischen Bestandteilen von Besprechungen, die ganz bestimmte Aufgaben erfüllen.Ihnen werden dabei orientierende Funktionen zugesprochen, die über dieser Interaktionsformen hinausin besonderer Weise für die Betriebe bzw. Organisationen relevant sind. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.6)

Auf der Basis verschiedener Ansätze kann genauer erfasst werden, was die Entscheidung als besonderen Anknüpfungs- und Orientierungspunkt für den organisationalen Alltag auszeichnet. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.8)

Hier kann man zum Beispiel die Systemtheorie von Niklas Luhmann heranziehen.

Screenshot: http://www.flickr.com/photos/koesteran/4364706985/
aufgerufen am 16.08.2013; 14:56 Uhr

Der funktional - strukturelle Ansatz des frühen Luhmann [...] fragt zunächst nach der Funktion von Systemen und dann erst nach der dafür notwendigen Struktur. Da sich eine Systemfunktion erst aus der Beziehung des Systems zu seiner Umwelt ergibt, ist dieser Ansatz primär eine System - Umwelt - Analyse. Die Umwelt bekommt damit nicht nur Einfluss auf die Struktur eines Systems, sondern erstmals auch auf die Systembildung selbst. Aus Sicht des Systems gilt es, die Komplexität der Umwelt auf angemessene Weise (mit Blick auf eigene Stabilität) verarbeiten zu können. (Michael Gerth (2005) : Kleine Einführung in die Systemtheorie nach Niklas Luhmann, http://www.luhmann-online.de (1/2006)

Die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Systemen in einem Kommunikationsprozess bzw. in einer Besprechung mit deren Umwelten ist also von Bedeutung für das Zusammenspiel und die Entscheidungsfindung.

Im Falle der Organisationskommunikation können Besprechungen als interne Form der Kommunikation in Organisationen wie Unternehmen verstanden werden, an der Mitarbeiter und/oder Abteilungsleiter/Vorgesetzte aus verschiedenen Bereichen zu regelmäßigen Treffen zusammenkommen, um über Aktuelles, Veränderungen und Schwierigkeiten aus dem eigenen Arbeitsbereich zu informieren, dies zu diskutieren bzw. Problembeladenes gemeinsam zu bearbeiten, Zukünftiges zu planen bzw. Festlegungen für Weiteres Vorgehen vorzunehmen.(C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.11)

Verschiedene Tätigkeitsfelder, Befugnisse und Positionen innerhalb des Unternehmens bilden die Bühne für diesen sprachlichen Austausch. Für die Charakterisierung der Besprechung erlangt Relevanz, dass sie als spezifische Form der möglichen, arbeitsorientierten Interaktion in Organisationen wie einem Unternehmen aufgefasst wird, die im Unterschied zu anderen Unternehmensinternen Kommunikationsformen, wie Telefongesprächen [...] zugleich auftretende Besonderheiten aufweist. Zum Beispiel: Die Besprechung beruht auf Vereinbarungen über Zeitpunkt, Ort und mögliche Inhalte, sowie auf der Anwesenheit der beteiligten, die akustisch und visuell wahrnehmbar sind [...]. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.13)

Zum Bedarf der Besprechung

Besprechungen werden [...] als Interaktionssystem verstanden, das bestimmte Bestandteile erfordert und einfordert, welche in besonderer Weise zu bearbeiten sind. Die grundsätzliche Aufgabe des Besprechens wird darin gesehen, das Angesprochene zu bearbeiten, dass es einen erkennbaren Punkt zum Anknüpfen, zum "damit-Arbeiten" gibt. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.13)

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass eine Besprechung eine Interaktion zwischen verschiedenen Akteuren ist, bei welcher zuvor festgelegt Inhalte angesprochen werden. Das Ziel einer solchen Besprechung besteht darin, an die angesprochen Themen anzuknüpfen und damit arbeiten zu können. 

Dies soll organisationsinterne Strukturen und Arbeitsprozesse vereinfachen und überhaupt erst ermöglichen, da ohne diese Interaktion der Mitarbeiter eines Unternehmens keine Zusammenarbeit möglich ist.

1. Zwischenfazit

Zusammenfassend hier eine Wordcloud mit den Schlagwörtern der vorangegangenen Beiträge zum Einstieg in mein erstes Zwischenfazit:

erstellt mit Wordle am 15.08.2013; 14:23

Nachdem ich mich in den vorangegangenen Beiträgen mit den Grundlagen der Kommunikation bis hin zum Thema Internet und Computervermittelte Kommunikation sowie der Relevanz des Themas im heutigen Zeitalter beschäftigt habe, möchte ich an dieser Stelle ein erstes Zwischenfazit zum gewonnen Wissen geben um meinen Recherchen eine gewisse Struktur zu verleihen und meine Gedanken sortieren zu können.

Zu diesem Zwecke hier nochmal ein kurze grafische Übersicht zum bisher gewonnenen Erkenntnisstand:

Kommunikation ist in allen Belangen sehr bedeutend. Sowohl im alltäglichen Umgang mit seinen Mitmenschen als auch zur Koordination der Abläufe in einem Unternehmen.

Mit der Entwicklung des Internet wurden diese Wege stark verkürzt und eine schnellere und kostengünstige Art der Vernetzung und der Kommunikation war geboren. 

Als vor ca. 20 Jahren nun das Web 2.0 (das "Mitmach-Web") eingeführt wurde, wurden die bisherigen Strukturen erneut verändert und die Kommunikationswege vereinfacht.

"So fern und doch so preiswert: Die Welt der Internet-Kommunikation. Teure Telekommunikationsgebühren gehören der Vergangenheit an." (O. Pott: Weltweite Kommunikation über Internet, 1999, S.6)

Der Begriff des Web-Phoning umschreibt das telefonieren über das Internet, welches durch das Installieren von speziellen Applikationen auf dem Computer ermöglicht wird.

Spezielle Videokonferenz-Systeme gestatten es Internet-Anwendern heute, Online-Konferenzen abzuhalten und neben den Einsparungen teurer Fahrt- und Flugspesen sich auch schnell miteinander in Verbindung zu setzten (O. Pott: Weltweite Kommunikation über Internet, 1999, S.8)

Es gibt also mehrere entscheidende Faktoren, welche das Internet und die Web-Konferenzen als Kommunikationswerkzeug in Unternehmen prädestinieren. 

Somit spielt der Kostenpunkt eine entscheidende Rolle, da selbstverständlich die Ausgaben auch im Bereich der Kommunikation (sowohl intern als auch extern) möglichst gering gehalten werden sollen.

Desweiteren ist via Internet die Zielgruppe direkt und schnell erreichbar. Man kann sehr schnell reagieren und Dinge aktualisieren während der personelle Aufwand gleichzeitig vergleichsweise gering ist. Außerdem ist eine beiderseitige Interaktion gegeben, welche Arbeitsabläufe und das Wissensmanagement in einer Firma sowie zwischen verschiedenen Akteuren stark vereinfacht.

Noch einige Dinge zur Kommunikation im Internet

Grundsätzlich lassen sich Kommunikationsdienste im Internet in 2 Gruppen aufteilen. Es gibt zum einen die aynchrone Kommunikation, bei welcher der Austausch von Informationen zeitversetzt erfolgt. Hier wäre als Beispiel die Nachrichtenübermittlung via E-Mail zu nennen.

Entsprechend arbeiten die synchronen Dienste im Internet direkt, das heißt, beide Gesprächspartner sitzen zur selben Zeit vor dem Gerät. Die Kommunikation erfolgt ohne Verzögerung in Echtzeit. Ein typisches Beispiel wäre hier die Web-Konferenz (T. Franke: Direkte Kommunikation im Internet, 1996, S.9).

Es lassen sich auch noch weitere Differenzierungen vornehmen. So wird weiterhin hinsichtlich der Anzahl der beteiligten Gesprächspartner unterschieden. Erfolgt die Kommunikation zwischen zwei Personen spricht man von privaten Kommunikationssystemen, sind mehrere Personen beteiligt, von Chat-Systemen. Die Grenzen sind jedoch fließend, denn die meisten Kommunikationsdienste stellen sowohl die eine als auch die andere Möglichkeit zur Verfügung.

Eine dritte Unterscheidung berührt die zur Verfügung stehenden Kommunikationsmittel. So basiert zum Beispiel E-Mail auf schriftlicher Kommunikation, während Telefonieren die direkte Audiokommunikation zur Grundlage hat und Video auf der Übertragung von Bild- und Toninformationen beruht (T. Franke: Direkte Kommunikation im Internet, 1996, S.9).

Dazu hier ein kurzes Beispiel der Videotelefonie mit Skype:

Die Web-Konferenz setzt sich also aus verschiedenen Sparten der Internetkommunikation und deren Diensten zusammen. So handelt es sich in jedem Fall um eine synchrone Kommunikation bei der die Konferenzteilnehmer direkt und in Echtzeit miteinander kommunizieren. 

Bei der Anzahl der Teilnehmer kann es Unterschiede geben. So können Konferenzen auch im seltenen Fall zwischen nur zwei Teilnehmern erfolgen, wobei aber im Regelfall ein Konferenzleiter Informationen an viele Konferenzteilnehmer weiter leitet.

Bei der Wahl der Kommunikationsmittel hat man auch die Wahl: möchte man lediglich eine Konferenz per Audiodienst abhalten oder sollen sich die Teilnehmer auch gleichzeitig sehen können. Hierbei bietet die Videoübertragung den Vorteil, dass man sich wie im realen Gespräch direkt gegenüber sitzt und man anhand der Gestik und Mimik ein besserer Informationsaustausch gewährleistet wird.

Und hier noch eine schöne Idee wofür die Telefonie mit Skype noch gut sein kann: