Die Besprechung - zu ihrem Bedarf und den Besonderheiten

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aufgerufen am 16.08.2013; 14:05 Uhr

Wozu dienen eigentlich Besprechungen und warum sind sie so wichtig?

Diese Frage stellte ich mir auch, denn um zum Kern der Konferenz bzw. der Web-Konferenz zu gelangen ist es mir erst einmal von Bedeutung zu erfahren, wie Besprechungen grundsätzlich beschaffen sind. Mit dieser Grundlage erhoffe ich mir den Zugang zur Web-Konferenz transparenter zu gestalten...also los!

Besprechen geht einher mit Selektion und verweist auf einen zum Ausdruck [...] zu bringenden Informationswert. Diese "Folgen" des Besprechens liegen konträr zu Merkmalen des Sprechens, das vielleicht mit privaten Zusammenhängen verbunden werden mag, ist es hier doch ehr denkbar, einfach so mit jemandem zu sprechen, ohne besonderen Anlass, und relativ ziellos zwischen den Themen hin- und herzuspazieren. Das gezielte Besprechen indes beruht auf konkreten Vereinbarungen über den Gegenstand des Gesprächs und kann im Vergleich zum Sprechen ehr im beruflichen Kontext verortet werden. Besprechen setzt also in der Regel die Kenntnis und Vereinbarung über den möglichen Inhalt voraus. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.1)

Der Unterschied des Sprechens und des Besprechens liegt also im Wesentlichen in der Wahl der Themen und des Anlasses. So werden berufliche Besprechungen meist angesetzt um gezielt bestimmte Themen zu erläutern.

Dies ist natürlich für die Unternehmensorganisation von entscheidender Bedeutung. Denn ohne gewisse Abläufe und evtl Probleme sowie Lösungen mit den Mitarbeitern zu besprechen, kann ein Unternehmensgefüge nicht existieren.

Besprechungen bestehen aus Bestandteilen wie Informationen über Neues oder Verändertes, die mit einem spezifischen Besprechungswertausgestattet für den Bestand dieser interaktiven Form des interpersonellen Austausches sorgen. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.3)

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aufgerufen am 16.08.2013; 14:31 Uhr

[...] Mit der Tätigkeit Besprechen lässt sich Weiteres Verbinden. Etwas zu besprechen deutet darauf hin, dass Besprechenswertes nicht nur interaktiv bereitgestellt wird, sondern dergestalt Eingebrachtes zumindest potentiell weiter zu bearbeiten ist, um aus dem nur relevanten, angesprochenen Thema ein besprochenes, ein irgendwie bewertetes, diskutiertes, näher beleuchtetes zu machen. Etwas Besprechenswertes zu haben, heißt somit [...], es zu Formen der verbalen Bearbeitung "auszusetzen". (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.3)

Entscheidungen werden [...] zu spezifischen Bestandteilen von Besprechungen, die ganz bestimmte Aufgaben erfüllen.Ihnen werden dabei orientierende Funktionen zugesprochen, die über dieser Interaktionsformen hinausin besonderer Weise für die Betriebe bzw. Organisationen relevant sind. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.6)

Auf der Basis verschiedener Ansätze kann genauer erfasst werden, was die Entscheidung als besonderen Anknüpfungs- und Orientierungspunkt für den organisationalen Alltag auszeichnet. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.8)

Hier kann man zum Beispiel die Systemtheorie von Niklas Luhmann heranziehen.

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aufgerufen am 16.08.2013; 14:56 Uhr

Der funktional - strukturelle Ansatz des frühen Luhmann [...] fragt zunächst nach der Funktion von Systemen und dann erst nach der dafür notwendigen Struktur. Da sich eine Systemfunktion erst aus der Beziehung des Systems zu seiner Umwelt ergibt, ist dieser Ansatz primär eine System - Umwelt - Analyse. Die Umwelt bekommt damit nicht nur Einfluss auf die Struktur eines Systems, sondern erstmals auch auf die Systembildung selbst. Aus Sicht des Systems gilt es, die Komplexität der Umwelt auf angemessene Weise (mit Blick auf eigene Stabilität) verarbeiten zu können. (Michael Gerth (2005) : Kleine Einführung in die Systemtheorie nach Niklas Luhmann, http://www.luhmann-online.de (1/2006)

Die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Systemen in einem Kommunikationsprozess bzw. in einer Besprechung mit deren Umwelten ist also von Bedeutung für das Zusammenspiel und die Entscheidungsfindung.

Im Falle der Organisationskommunikation können Besprechungen als interne Form der Kommunikation in Organisationen wie Unternehmen verstanden werden, an der Mitarbeiter und/oder Abteilungsleiter/Vorgesetzte aus verschiedenen Bereichen zu regelmäßigen Treffen zusammenkommen, um über Aktuelles, Veränderungen und Schwierigkeiten aus dem eigenen Arbeitsbereich zu informieren, dies zu diskutieren bzw. Problembeladenes gemeinsam zu bearbeiten, Zukünftiges zu planen bzw. Festlegungen für Weiteres Vorgehen vorzunehmen.(C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.11)

Verschiedene Tätigkeitsfelder, Befugnisse und Positionen innerhalb des Unternehmens bilden die Bühne für diesen sprachlichen Austausch. Für die Charakterisierung der Besprechung erlangt Relevanz, dass sie als spezifische Form der möglichen, arbeitsorientierten Interaktion in Organisationen wie einem Unternehmen aufgefasst wird, die im Unterschied zu anderen Unternehmensinternen Kommunikationsformen, wie Telefongesprächen [...] zugleich auftretende Besonderheiten aufweist. Zum Beispiel: Die Besprechung beruht auf Vereinbarungen über Zeitpunkt, Ort und mögliche Inhalte, sowie auf der Anwesenheit der beteiligten, die akustisch und visuell wahrnehmbar sind [...]. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.13)

Zum Bedarf der Besprechung

Besprechungen werden [...] als Interaktionssystem verstanden, das bestimmte Bestandteile erfordert und einfordert, welche in besonderer Weise zu bearbeiten sind. Die grundsätzliche Aufgabe des Besprechens wird darin gesehen, das Angesprochene zu bearbeiten, dass es einen erkennbaren Punkt zum Anknüpfen, zum "damit-Arbeiten" gibt. (C. Domke: Besprechungen als organisationale Entscheidungskommunikation, 2006, S.13)

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass eine Besprechung eine Interaktion zwischen verschiedenen Akteuren ist, bei welcher zuvor festgelegt Inhalte angesprochen werden. Das Ziel einer solchen Besprechung besteht darin, an die angesprochen Themen anzuknüpfen und damit arbeiten zu können. 

Dies soll organisationsinterne Strukturen und Arbeitsprozesse vereinfachen und überhaupt erst ermöglichen, da ohne diese Interaktion der Mitarbeiter eines Unternehmens keine Zusammenarbeit möglich ist.